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Veja como aplicar o Kaizen na sua operação

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Cada vez fica mais claro que uma das melhores formas de garantir vantagem competitiva de forma sustentável é através da mobilização das pessoas para um processo de transformação Kaizen (melhoria contínua) abrangendo todos os fluxos de agregação de valor da organização, inclusive extrapolando com clientes e fornecedores (integração de toda a cadeia de valor).

A abordagem Kaizen proporciona um negócio sustentável com resultados de melhor produtividade, maior qualidade, melhor entrega, maior engajamento das pessoas, menor lead time, menor custo e maior flexibilidade de atendimento a diversidade requerida atualmente. Em um cenário e alta competitividade, o processo de transformação Kaizen, agregado a uma estratégia adequada de lançamento de produtos e serviços, irá diferenciar as organizações que terão êxito daquelas que fracassarão.

A palavra Kaizen tem origem japonesa e significa “melhoria contínua”, o que pode ser levado para o ambiente de trabalho, família e vida pessoal. Na indústria, tem o mesmo significado e se refere ao aprimoramento diário e constante, com o objetivo de aumentar a produtividade. O Kaizen, quando aplicado na indústria, também busca eliminar os processos desnecessários, bem como o desperdício de tempo, de matéria prima etc.

A metodologia Kaizen se desenvolveu durante a Segunda Guerra Mundial, momento em que o Japão saiu do conflito com imensos problemas econômicos e, junto a isso, as leis trabalhistas da época incentivaram melhores condições aos trabalhadores. Na ocasião, sindicatos de categorias diversas lutavam por acordos onde os trabalhadores tivessem acesso a bônus e salários melhores.

Desde então várias empresas japonesas passaram a aplicar práticas que depois foram englobadas pelo termo. Desde então, os princípios do Kaizen se espalharam por todo o mundo, e hoje são utilizados em diversas outras áreas que não apenas a de produtividade.

Um dos grandes responsáveis por este movimento é o professor Masaaki Imai. Considerado o pai do Kaizen, é autor de um livro fundamental para o assunto – “Kaizen – The secret to Japan competitive success” e fundador do Kaizen Institute, por meio do qual leva os ensinamentos e as práticas de como aplicar o Kaizen para todo o mundo.

No contexto da uma empresa, as práticas de Kaizen trazem aquilo que todo empreendedor procura: redução de custos e aumento de produtividade. De acordo com Imai, isso ocorre a partir do pressuposto que as pessoas podem melhorar continuamente no desenvolvimento de suas atividades.

Ele destaca que o trabalho coletivo deve prevalecer sobre o individual; que o ser humano é visto como um dos bens mais valiosos de uma organização, e que deve ser incentivado a direcionar seu trabalho para as metas compartilhadas da empresa, sem que deixe de atender às suas necessidades pessoais. No Kaizen, satisfação e responsabilidade são valores coletivos.

Para Imai, existem alguns “mandamentos” que determinam como aplicar Kaizen em uma empresa:

O desperdício deve ser eliminado, pois melhorias graduais devem ocorrer continuamente;

Todos os colaboradores devem estar envolvidos, de gestores do topo até intermediários e pessoal de base;

O Kaizen é baseado em uma estratégia barata; acredita-se que um aumento de produtividade pode ser obtido sem investimentos significativos;

Pode ser aplicado em qualquer lugar e não somente dentro da cultura japonesa;

Apoia-se no princípio de uma gestão visual, de total transparência de procedimentos, processos e valores, tornando os problemas e os desperdícios visíveis aos olhos de todos;

A atenção deve ser dirigida ao local onde se cria realmente valor, ou seja, o chão de fábrica (isto no caso de uma indústria) ou no próprio ambiente de trabalho;

O Kaizen é orientado para os processos;

Prioriza as pessoas; acredita-se que o esforço principal de melhoria deve vir de uma nova mentalidade e de um estilo de trabalho diferente por parte das pessoas. Isso por meio da orientação pessoal para a qualidade e para valores como: espírito de equipe, sabedoria, moral e autodisciplina;

O lema essencial da aprendizagem organizacional é: aprender fazendo;

Como aplicar Kaizen

Uma das formas de como aplicar Kaizen utiliza o ciclo PDCA, com os seguintes passos:

Planeje: desenvolva uma hipótese

Faça: execute o experimento

Verifique: avalie os resultados

Aja: aperfeiçoe sua experiência e inicie um novo ciclo

Antes de tudo, é importante entender que se trata de um ciclo. Ou seja, todo o processo é constituído por atividades que devem ser planejadas e recorrentes, sem que tenham um fim determinado.

E o ciclo respeita a ordem proposta pela sigla. Ou seja, tudo começa com o P, o Planejamento, momento em que você deve focar a parte estratégica, levantando informações e analisando-as. Depois, parte-se para a prática, o D, quando o que foi planejado deve ser executado. E o que foi executado deve, então, ser verificado, ou checado (C); é o momento em que as ações são avaliadas, e cuja avaliação aplicará uma ação ou um ajuste (A), de forma a corrigir os problemas e as divergências encontradas.

Confira cada uma dessas etapas:

PLAN (PLANEJAR) – Neste primeiro passo para a aplicação, você deve elaborar um plano. Deve desenvolver, com base nas diretrizes e políticas da sua empresa, uma estratégia que se proponha a resolver os problemas levantados. A partir disso, deve levar em consideração três fases fundamentais: a primeira é o estabelecimento dos objetivos do ciclo; a segunda é a escolha do caminho para que estes objetivos sejam atingidos; e a terceira é a definição do método que deverá ser utilizado para isso. E deve também montar a equipe, escolhendo os profissionais que liderarão os processos. Como ocorre em qualquer planejamento, a boa e cuidadosa elaboração desta etapa evita falhas e perdas de tempo desnecessárias nas próximas fases do ciclo PDCA.

DO (FAZER) – O planejamento está pronto e bem detalhado? Hora de colocá-lo em prática. Hora de arregaçar as mangas e tocar a execução do plano, que consiste também em treinar os envolvidos para prepará-los para o método que será empregado. Esta é a etapa mais importante do ciclo e deve ser acompanhada bem de perto para que em nenhum momento se desvie do que foi planejado.

CHECK (VERIFICAR) – O terceiro passo é a análise ou verificação dos resultados alcançados e dos dados coletados. Esta etapa pode se desenvolver tanto ao mesmo tempo em que o plano quando é elaborado – quando se verifica se o trabalho está sendo feito da forma devida – quanto após a execução, quando são feitas as análises estatísticas dos dados e a verificação de todos os itens. O principal objetivo desta fase é detectar eventuais erros ou falhas.

ACT ou ADJUST (AGIR, CORRIGIR) – É a última fase. Nela, são tomadas as ações corretivas com base no que foi verificado. Ou seja, deve-se corrigir as falhas encontradas no passo anterior. Então, após realizada a investigação das causas destas falhas ou desvios no processo e após agir para solucioná-las, comece tudo de novo. Exatamente: como um ciclo, o PDCA deve ser retomado sempre para que as práticas e os processos se aprimorem continuamente.

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