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Conheça 5 métodos para reduzir custos do processo produtivo

Reduzir custos dos processos produtivos não é uma tarefa fácil, mas é muito importante para o bom desempenho dos negócios. É preciso aumentar a qualidade dos produtos e, ao mesmo tempo, reduzir o tempo e o custo da produção para atrair novos clientes, melhorar o lucro e manter a competitividade. Com uma linha de produção eficiente, uma empresa tem mais produtividade e desperdiça menos tempo e recursos.  

É cada vez mais importante aumentar a produtividade, reduzir os custos dos processos produtivos e aumentar a qualidade. Ao pensar na redução de despesas, é fundamental analisar todos os custos dos processos produtivos e seus impactos na receita para tomar decisões mais assertivas. Na categoria de custo fixo, consideram-se aluguel, serviços de segurança, limpeza e outros serviços recorrentes que se mantêm independentemente da capacidade produtiva. E, nos custos variáveis, por exemplo, consideram-se todos os insumos que fazem parte da linha de produção.  

Quais seriam os métodos mais eficientes para reduzir os custos dos processos produtivos? A resposta não é única, e depende da situação específica da sua empresa. Mas alguns dos métodos abaixo devem se adequar à sua realidade: 

Avaliar os custos  

O primeiro passo para reduzir custos deve ser sempre fazer um balanço e avaliar completamente suas operações atuais. A análise objetiva de cada etapa de produção do seu produto e de processos permitirá compreender melhor cada ponto da cadeia de valor e como oferecer mais por menos. 

Alterações na cadeia de produção

 Há momentos em que a melhor opção para economizar custos é retornar ao chão de fábrica. Obviamente, um redesenho completo pode não ser necessário. Mas pode haver uma oportunidade para racionalizar o design de um produto ou o design da montagem. A adoção de um sistema de manufatura enxuta é uma maneira altamente eficaz de reduzir os custos de fabricação. Ou você pode descobrir que o design do seu produto pode ser ligeiramente modificado para reduzir o desperdício de material ou o tempo de montagem. 

A metodologia Lean é baseada no uso de apenas o que for necessário para realizar um trabalho ou processo. O Lean, que em português significa “enxuto”, busca reduzir desperdícios e aumentar a produtividade, focando somente nas etapas que vão agregar valor ao produto final.  

O objetivo é conseguir gerir recursos de uma forma mais eficaz e otimizada, liberando tempo, energia e espaço sem comprometer a qualidade do produto e sempre considerando a necessidade do cliente.  

As metodologias ágeis, da qual o Lean faz parte, revê toda a cadeia de produção para localizar os desperdícios e diminuir os gastos excessivos, atualizando e simplificando processos com opções mais flexíveis e automatizadas. Com o enxugamento de processos, a redução de custos é um dos principais benefícios. 

Use métodos ágeis 

Complementar ao Lean – que vai realizar transformações em todos os processos do negócio – os métodos ágeis tornam o processo mais eficiente, interativo e voltado ao cliente. 

Melhorar a gestão de estoques

É muito importante que o seu estoque esteja em ordem, com visibilidade total na cadeia produtiva de todos os itens fabricadosUma gestão eficiente de estoques deve se preocupar emreduzir ao máximo as quantidades de itens, pois este excedente não agrega valor à sua empresa e faz com que o seu sistema produtivo tenha pontos de ineficiência. 

Para isso, estruture um processo contínuo que alinhe as tarefas dos demais setores da empresa e reduza os excedentes de compras. Uma boa alternativa é automatizar todos estes processos logísticos. 

Aumento da produção 

Para algumas empresas de maior porte, o principal método para reduzir os custos do processo produtivo é aumentar as taxas de produção. Embora essa seja uma opção bem conhecida, vale a pena repetir. De fato, empresas maiores que já têm o equipamento e a mão-de-obra em escala podem frequentemente conseguir uma redução substancial de custos e maior lucratividade simplesmente executando lotes maiores de produtos. No entanto, pesquisa e planejamento adequados devem ser feitos com antecedência. Mais estoque pode resultar em custos mais altos de armazenamento e transporte se a operação não for suficientemente enxuta ou se a demanda não existir. 

Não adianta tentar reduzir o custo dos processos produtivos – de acordo com peças individuais, matérias-primas e fornecedores –, procurando soluções de curto prazo por meio da negociação de preços, sem pensar nos processos que podem tornar a produção melhor e mais barata. 

Cortar custos é importante, só que mais importante ainda é pensar a longo prazo, em esforços que agreguem valor ao produto e não somente em questões de momento, que precisam ser constantemente renegociadas e que podem desperdiçar o tempo das empresas. O ideal é observar o produto, analisar dados, funções, históricos, para então pensar em maneiras de executar o trabalho com mais eficiência. Saiba como a Atech pode ajudar a sua empresa a ganhar mais eficiência e reduzir os custos dos processos produtivos.  

ferramentas para melhoria contínua
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Conheça seis técnicas e ferramentas para melhoria contínua

O conceito de melhoria contínua está sendo cada vez mais implantado em empresas de todos os portes, com a missão de avaliar desde processos internos até a qualidade dos produtos e serviços, reduzindo desperdícios e entregando mais eficiência. Existem diversas ferramentas para melhoria contínua e, certamente, uma das apresentadas abaixo será a ideal para levar a sua empresa a um novo patamar, ganhando mais competitividade e gerando mais valor para os clientes.

Conheça as ferramentas de melhoria contínua mais usadas em todo o mundo:

Kanban

O Kanban é uma das ferramentas para melhoria contínua desenvolvidas pela Toyota, montadora japonesa, e implanta um sistema de controle e gestão de estoques para apoiar o método de produção enxuta desenvolvido na fábrica. O principal objetivo do Kanban é garantir uma gestão de estoques mais eficiente, onde os materiais necessários são disponibilizados, ou produzidos, o mais possível da sua utilização na linha de produção.

Usando o Kanban, é possível ter uma visão completa do trabalho e entender com mais facilidade quais tarefas precisam ser realizadas e quais já foram cumpridas, avaliando o fluxo e identificando gargalos e filas.

A ideia é registrar tarefas e ações com uma gestão visual – com as cores verde, amarelo e vermelho – para atualizar o status das tarefas e compartilhar a informação com toda a equipe. É por meio desses sinais – geralmente marcados com post-its – que se determina a necessidade da reposição de estoques.

Na técnica Kanban, existem 3 níveis de estoque, cujas quantidades devem ser estipuladas de acordo com cada processo:

Estoque mínimo (VERMELHO): primeiramente, é preciso determinar qual a quantidade de unidades necessárias para o funcionamento do processo. Aqui, estabelecemos um número mínimo que mantem o processo funcionando

Estoque de segurança ou Estoque médio (AMARELO): depois, define-se uma margem de segurança para que o processo suporte possíveis variações de produção. Caso a demanda aumente ou aconteça algum imprevisto, o processo não irá parar por falta de estoque

Estoque máximo (VERDE): por último, determina-se uma quantidade máxima de estoque. Ao atingir o estoque máximo, os operadores do processo têm um gatilho de que aquele material não precisa mais de reposição ou compra, pois já ultrapassou a margem de segurança

Relatório A3

O relatório A3 é outra das ferramentas para melhoria contínua que a Toyota utiliza para propor soluções para os problemas, elaborar relatórios da situação de projetos em andamento e relatar a atividade de coleta de informações. O relatório A3 é assim chamado porque é escrito em um papel de tamanho A3.

O método A3 se baseia na construção de um raciocínio lógico, que conduz os meios para chegar a um fim. Sua simplicidade permite ainda que equipes e lideranças possam compreender facilmente o percurso trilhado para uma decisão ou solução. Durante o processo, o autor vai elaborando os passos necessários para execução do método, e o supervisor orienta e questiona pressupostos e soluções. A ideia é que o processo seja ágil e que possa ser compreendido a partir das informações apresentadas. Mesmo que exija outras ferramentas para sua elaboração, no A3 serão colocados somente os resultados encontrados em cada uma das suas 7 etapas:

Tema

Condição atual

Análise da causa raiz

Condição alvo

Plano de implementação

Indicadores

Resultados

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA – Plan, Do, Check, Action (Planejar, Fazer, Verificar e Agir), é uma das ferramentas para melhoria contínua mais usada para a resolução de problemas.

Sua aplicação consiste em 4 fases:

P (Plan: planejar): seleção de um processo, atividade ou máquina que necessite de melhoria e elaboração de medidas claras e executáveis, sempre voltadas para obtenção dos resultados esperados

D (Do: fazer): implementação do plano elaborado e acompanhamento de seu progresso

C (Check: verificar): análise dos resultados obtidos com a execução do plano e, se necessário, reavaliação do plano

A (Act: agir): caso tenha obtido sucesso, o novo processo é documentado e se transforma em um novo padrão

Gemba Walks

Gemba Walk é o termo usado para descrever a observação pessoal do “lugar onde as coisas acontecem”. O termo original em japonês vem de gembutsu, que significa “coisa real”. O gestor deve ir ao Gemba para entender problemas e ajudar suas equipes na busca da solução adequada, identificar melhorias, entre outras ações.

Essa ferramenta de melhoria contínua, cujo conceito foi desenvolvido também na montadora Toyota, é projetada para permitir que os líderes identifiquem riscos de segurança, observem como as coisas são feitas e as condições das máquinas e equipamentos, e interajam com pessoas e processos, num espírito Kaizen (mudar para melhor).

O quadro 5W 2H

O quadro 5W 2H é uma ferramenta da qualidade usada para elaborar um plano de ação baseado em indagações, identificando as ações e as responsabilidades de cada um dos envolvidos no processo. Como as respostas estão interligadas, é possível elaborar um plano de ação de fácil compreensão e visualização.

Para cada tarefa, devem ser elaboradas respostas para cada uma das perguntas abaixo:

What? O QUE: Qual ação vai ser desenvolvida?

When? QUANDO: Quando a ação será realizada?

Why? POR QUE: Por que foi definida esta solução? (resultado esperado)

Where? ONDE: Onde a ação será desenvolvida? (abrangência)

How? COMO: Como a ação vai ser implementada? (passos da ação)

Who? QUEM: Quem será o responsável pela sua implantação?

How much? QUANTO: Quanto será gasto? 

Mapeamento do fluxo de valor

O mapeamento do fluxo de valor (VSM – Value Stream Mapping) é outra das ferramentas de melhoria contínua usada para analisar o desempenho e o nível de gestão de uma empresa. O seu objetivo é identificar, demonstrar e quantificar quais atividades agregam mais valor, e também o contrário. Assim, é possível encontrar pontos de desperdício e efetuar ações de melhoria, sempre levando em consideração o ponto de vista do cliente final. Seu uso tem sido cada vez mais difundido por incentivar o pensamento sistêmico, o que leva a uma melhor comunicação e a uma colaboração mais efetiva.

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Conheça os três conceitos da melhoria contínua pela metodologia Lean

Por trás da filosofia de melhoria contínua está a busca constante do aperfeiçoamento de processos, produtos ou serviços. É uma estratégia que está sempre em movimento, seguindo o chamado ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act):

Planejar – Como o processo atual pode ser melhorado?

Executar – Implementar mudanças

Checar – Mensurar os resultados a partir de indicadores de desempenho

Ajustar – As mudanças estão funcionando? Em caso negativo, fazer os ajustes necessários

Apesar de parecer até simples na teoria, colocar em prática uma filosofia de melhoria contínua é bem mais complexa, já que prevê que todo e qualquer aspecto de uma operação pode ser melhorado, e também necessita do engajamento de todas as equipes, já que as pessoas que atuam no dia a dia desses processos é que estão na melhor posição para identificar as mudanças de devem ser feitas e todos os departamentos precisam estar alinhados aos objetivos de melhoria.

A melhoria contínua pela metodologia Lean

A filosofia Lean é uma metodologia de melhoria contínua que oferece uma forma estruturada para que as equipes possam manter a melhoria como principal prioridade, eliminando desperdício de tempo, materiais, mão de obra e outros recursos.

Além de acabar com o desperdício, toda iniciativa Lean precisa estar embasada em propósitos claramente definidos e orientados à criação de valor para o cliente. Os produtos e os serviços devem ser criados e entregues nas quantidades certas, nos locais corretos, no momento certo e em perfeitas condições.

 Os três conceitos que garantem a melhoria contínua

A melhoria contínua pela metodologia Lean é uma cultura, não um evento

Talvez o maior diferencial entre o termo genérico “melhoria contínua” e a metodologia Lean é que a segunda é uma cultura, uma prática diária e constante, e não um evento ou ação isolada e sem continuidade.

A filosofia Kaizen (mudança para melhor) é que visa aprimorar cada processo por vez. Organizada em eventos, é criada sempre que algo precisa ser melhorado e, assim que seu objetivo é alcançado, sua função é encerrada.

Muitas empresas enxergam a melhoria contínua como um evento temporário ou uma ação para resolver um determinado problema. Mas as organizações que adotam a metodologia Lean enxergam a melhoria contínua como uma cultura, com práticas diárias que fazem com que entreguem mais valor aos clientes.

Flávio Augusto Picchi, presidente do Lean Institute Brasil, afirma que “isso significa, no contexto das empresas, buscar, cada vez mais, a agregação de valor em tudo o que se faz, olhar cotidianamente os processos sempre pelo ponto de vista dos clientes e questionar, a todo momento, se os processos da companhia estão, concretamente, criando valor para quem paga por eles”.

A metodologia Lean é mais eficaz quando praticada em toda a empresa

Todos os departamentos de uma empresa precisam estar alinhados, engajados e dispostos a abraçar a nova cultura para que os esforços de melhoria contínua pela metodologia Lean sejam efetivos.

Caso contrário, um departamento pode melhorar o seu desempenho e otimizar seus processos, mas, se não estiver alinhado ao resto da empresa, pode prejudicar as atividades de outro setor e, ao final, prejudicar o negócio como um todo.

Vamos tomar como exemplo o departamento de Marketing que, atento somente à necessidade de melhorar seus processos internos, não aceite demandas ou não trabalhe em conjunto com outras áreas, atuando de forma isolado dos outros departamentos.

Sem o compartilhamento de informações, o Marketing pode desenvolver uma campanha para um produto que logo terá uma nova versão no mercado, ou mesmo usar um discurso totalmente diferente do usado pela equipe de vendas. Aplicar a melhoria contínua de forma isolada não se encaixa na metodologia Lean, que visa otimizar todos os processos em toda a empresa.

A metodologia Lean ajuda a maximizar o valor e agilizar a entrega

O objetivo da melhoria contínua pela metodologia Lean é permitir que as equipes encontrem maneiras de oferecer mais valor aos seus clientes de forma mais rápida, implantando a cultura de melhoria contínua no dia a dia da empresa, usando o ciclo PDCA.

A meta é que a toda a empresa adote uma cultura Lean, sempre avaliando os processos e, também, tentando entender cada vez mais os clientes – antecipando as suas demandas e assumindo riscos calculados.

Picchi ressalta que “a capacidade de agregar valor ao cliente é o que fará a grande diferença entre as empresas que farão sucesso e as que vão fracassar. No mundo dos negócios e do trabalho, tendências mudam a todo momento. Elas vêm e vão, muitas vezes de forma rápida e repentina. Assim, independentemente dos caminhos a se seguir, adote uma base que certamente não muda e que vai lhe diferenciar em tudo o que fizer: ‘seja Lean’”.

 

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Mapeamento de processos-chave: identifique pontos de melhoria e melhore processos logísticos

De forma bem resumida, a logística pode ser definida como o processo de planejar, executar e controlar o transporte, a movimentação, o armazenamento de mercadorias dentro e fora das empresas e a entrega ao cliente final. Mas a eficiência da cadeia logística depende de sua visibilidade, identificando pontos de melhoria que podem otimizar a sua produtividade. Mas como é possível adquirir esse conhecimento? Com o mapeamento de processos-chave, que oferece uma visão de todas as etapas e atividades e a capacidade de gerenciamento para a melhoria contínua.

O mapeamento de processos-chave é que vai identificar todas as atividades que precisam ser realizadas para a operação logística ocorra com mais eficiência, no menor tempo e custo possíveis e quais são as atividades críticas que podem causar atraso.

A logística enxuta

Melhoria contínua (kaizen) e redução do desperdício (lean) são a base da logística enxuta.

Na melhoria contínua, o importante não é quanto se melhora, mas sim o momento de melhoria, mesmo que mínima, aprimorando ainda mais os processos e influenciando a diminuição dos custos, aproveitando o conhecimento acumulado ao longo da operação logística.

Já a filosofia lean aplicada na logística visa reduzir desperdícios presentes em atividades de movimentação, separação, endereçamentos, conferências, carregamentos, entre outras.

O grande desafio está em que para implantar estratégias de melhoria contínua e de redução de desperdício é preciso conhecer todos os processos da cadeia logística, o que só é possível a partir do seu mapeamento.

O mapeamento de processos-chave na logística permite:

Identificar falhas

Descartar tarefas desnecessárias

Reduzir desperdício – tempo, materiais e recursos – base da metodologia lean

Minimizar retrabalhos ou atrasos

Reduzir custos

Automatizar rotinas

Agilizar processos

Controlar e monitorar

Identificar tarefas em cada processo

Padronizar atividades

Implantar estratégia de melhoria contínua (kaizen)

Melhorar os serviços de entrega

Aumentar a satisfação do cliente

Como montar um fluxograma de processos

O engenheiro Erik Cabral, da Empresa Júnior de Arquitetura e engenharia da USP São Carlos, apresenta de forma clara e concisa quais são as principais etapas do mapeamento de processos-chave na logística:

Observar processos – Acompanhe a execução de todos os processos. Recolha informações referentes a entradas e saídas de materiais e dados nos sistemas; fornecedores logísticos; métodos de trabalho aplicados; tecnologia aplicada no setor, principais clientes e demanda. Após consolidar essas informações é hora de montar o fluxograma

Montar o fluxograma – Nessa etapa do mapeamento de processos-chave tenha em mente a ideia de agrupar as informações e construir um sistema lógico e sequenciado, que demonstre todas as etapas de um processo logístico. É fundamental que o fluxograma seja fiel a como os processos são desenvolvidos já que ele será usado para identificar erros e oportunidades.

Identificar erros – Durante a avaliação do fluxograma é possível enxergar o que está prejudicando o andamento de todo o andamento de todo o processo, identificando pontos fracos e vulneráveis da cadeia de produção. Uma vez encontrada a falha, medidas de superação podem ser adotadas. No caso de atraso nas entregas, por exemplo, com o mapeamento de processos-chave será possível saber onde e em que momento está o erro, e então implantar ações corretivas.

Identificar oportunidades – Com o mapa pronto é possível analisar de forma mais assertiva qual a real situação da sua empresa e, assim, encontrar o diferencial competitivo do seu negócio e também implantar estratégias de melhoria contínua nos pontos positivos. Tudo que está bom pode ainda ser melhor.

Redesenhar processos – Agora que você já identificou diferenciais, erros e acertos, é hora de redesenhar os processos. Crie um novo fluxograma mostrando como serão executados os processos a partir da sua remodelagem, elencando quais benefícios serão percebidos com as mudanças.

De imediato, efetuar o mapeamento dos processos-chave da logística pode parecer uma tarefa complicada, principalmente se a sua empresa não conta com os recursos e conhecimentos necessários para realizar essa tarefa. Para garantir o sucesso da sua jornada rumo à logística enxuta, conte com a expertise da equipe de Serviços de Excelência da Atech, que reúne os melhores profissionais do mercado e a experiência no atendimento a clientes dos mais variados setores da economia.

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