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Kaizen remoto: a solução para o atual cenário

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Tatiane Satie Tanikawa

Como a sua empresa está enfrentando a pandemia? Será que está no grupo que está sentindo a crise econômica, com quedas nas vendas, e precisa urgentemente reduzir custos e ajustar as operações? Ou a pandemia gerou um aumento de vendas e está tentando alterar seus processos para atender a essa nova demanda, mas não está conseguindo se adaptar ao novo cenário com a rapidez necessária?

A verdade é que todas as empresas precisam melhorar seus processos, independentemente do seu posicionamento atual, tornando-os mais eficientes, para que se mantenham ativas, lucrativas e sustentáveis.

Nesse contexto, muitos líderes de negócio pensam em aplicar a metodologia Kaizen, mas como sua aplicação é originalmente baseada no trabalho em equipe, com muita interação na chamada Sala de Guerra e também em trabalhos no Genba (local onde os processos ou produção acontecem), acreditam que não isso é possível no momento atual.

Realmente a pandemia faz com que implantar o modelo original do Kaizen não seja viável. Mas é possível aproveitar todos os seus benefícios de forma remota. Só que para melhorar os processos sem perder a essência do Kaizen, agora precisamos recorrer a outros meios e formas de conduzir os trabalhos.

Plataformas on-line impulsionam o Kaizen remoto

Podemos utilizar plataformas de mapeamento de processos, inclusive com stickers virtuais, que permitem o trabalho de várias pessoas ao mesmo tempo. Temos também diversas plataformas de videoconferência. Essas ferramentas fazem com que não seja necessária a presença física em uma Sala de Guerra, tanto nas empresas que estão atuando totalmente no modelo de home-office ou nas com modelo híbrido.

Nas empresas que estão com atividades parcialmente presenciais, os membros do Kaizen no escritório podem utilizar esses recursos para interagir com os que estão em home-office, e todos compartilham as observações sobre os processos com gráficos, fotos e vídeos. As lideranças envolvidas podem acessar essas informações a qualquer hora e de qualquer lugar e, assim, promover a integração e ajudar a equipe a eliminar obstáculos que a impeçam de alcançar suas metas.

Mesmo para empresas que optem por manter as atividades em sala física e estejam com suas atividades totalmente presenciais, a dinâmica do Kaizen pode ser alterada com a participação de pessoas de forma fracionada, com agendas bem definidas que exijam somente a participação de um determinado grupo por vez. E, no final do dia, o líder do projeto apresenta um consolidado das atividades para toda a equipe, sem aglomerações dentro de uma sala. Um bom planejamento da equipe viabiliza a realização do projeto sem riscos.

Engajamento total

As etapas de projeto Kaizen realizado presencialmente ou de forma remota são as mesmas: treinamento nos conceitos Lean, mapeamento do estado atual, mapeamento do estado futuro, análise de problemas e oportunidades de melhoria, identificação das ações de melhoria e implantação das melhorias, além de sustentar os resultados antes de considerar o Kaizen como encerrado.

É verdade que o uso de recursos de videoconferência e mapeamentos de processo on-line pode causar um desconforto em alguns colaboradores por não estarem acostumados. Os líderes dos projetos e os consultores devem estar atentos a essa situação e pedir auxílio dos membros da equipe para dar suporte aos demais.

A comunicação da equipe não pode ser afetada pelo distanciamento social, assim como o conceito de “Aprender fazendo”. Para isso, o consultor deve estar presente nas reuniões de trabalho, orientando e direcionando a equipe, ensinando a todos a como identificar e eliminar os desperdícios nos processos.

Ao final, o objetivo é que a realização dos projetos de melhoria dos processos alavanque os resultados esperados pela empresa, atendendo a sua estratégia conforme o seu posicionamento resultante da pandemia, encontrando soluções e alternativas para buscarem a excelência.

Tatiane Satie Tanikawa é Consultora de negócios – Soluções corporativas da Atech

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