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Gestão de Processos por Células – foco na satisfação dos stakeholders

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Por: Denise Machado Silva

Fala-se muito na busca da excelência no ambiente empresarial. Isso pode ser muito efêmero se não for traduzido em processos claros, que levem a equipe a adotar padrões de excelência.

Ao criar o Programa Atech de Cultura de Excelência (ACE) (saiba mais aqui), foram definidos processos estruturados, que representam partes do Fluxo de Valor da Atech e são geridos pelas Células.

A Gestão de Processos por Células visa a integração entre todas as funções desempenhadas pela organização, garantindo o foco na entrega do valor esperado pelos stakeholders.

Para isso, além do organograma funcional da empresa, a Atech conta com uma estrutura por processos. No organograma convencional, as funções e hierarquias são apresentadas de acordo com cada área de atuação. Já na organização por processos, as funções são definidas de acordo com as células. Assim, os dois organogramas caminham lado a lado.

Confuso? Nem um pouco quando percebemos o quanto isso faz sentido dentro de uma organização que atua em projetos complexos e que podem ou devem conversar entre si, complementarem-se.

SISTEMÁTICA DE UTILIZAÇÃO DE CÉLULAS

As Células são unidades compostas por profissionais que podem ser de diferentes áreas, unidades de negócio, localizações geográficas e hierarquias, que compartilham um mesmo resultado. O objetivo principal das Células é garantir a produção de produtos e serviços que atendam às necessidades de todos os stakeholders, trabalhando em um sistema de “fornecedor e cliente”. São atividades vinculadas a cada uma das Células existentes:

Identificação, conhecimento e gerenciamento dos processos;

Gerenciamento de seus indicadores de resultados;

Promoção da melhoria contínua.

Para que a Célula possa alcançar seus objetivos, o Programa Atech Cultura de Excelência (ACE) conta com uma equipe de profissionais que promovem ações visando garantir a satisfação dos stakeholders, alinhado aos objetivos da organização de entregas sustentáveis, busca da melhoria contínua e perpetuidade dos negócios.

As Células são, necessariamente, formadas por um líder, um consultor ACE e membros que atuam em atividades vinculadas aos seus processos. Todos os colaboradores da Atech pertencem, necessariamente, a uma ou mais Células.

Cabem aos participantes de cada Célula:

Conhecer e apoiar o mapeamento dos processos organizacionais e disponibilizar as informações sobre eles, promovendo a sua uniformização e descrição em políticas, manuais e procedimentos;

Identificar, desenvolver e difundir internamente metodologias e melhores práticas da gestão de processos;

Promover o monitoramento e a avaliação de desempenho dos processos, de forma contínua, mediante a construção de indicadores apropriados;

Implantar melhorias nos processos, visando alcançar maior eficiência e eficácia no seu desempenho;

Minimizar riscos;

Reportar questões da qualidade, bem como tendências adversas à equipe envolvida.

São ferramentas utilizadas sistematicamente pelas Células:

SIPOC: uma ferramenta para explicar processos de maneira macro, que identifica entradas e saídas, processos, fornecedores e clientes.

Trabalho padrão: com o objetivo de gerenciar os processos, diminuir a variabilidade e aumentar a confiabilidade, é realizada a padronização dos processos das células em procedimentos e instruções de trabalho, que também servem de apoio na disseminação de informações e entrada para treinamentos e análise de melhorias.

Riscos empresariais: os riscos internos ou externos relacionados aos objetivos estratégicos da Atech são mapeados e monitorados nas planilhas de riscos das células, definindo seus responsáveis e suas tratativas para assegurar que quaisquer materializações ou evoluções que venham a ocorrer sejam conhecidas e geridas em um nível aceitável.

Torres de controle: representa os resultados de uma Célula permitindo que se realizem controle e análise dos resultados dos processos.  Nelas pode-se visualizar o atingimento dos resultados e usar estes dados para a tomada de decisão. Tem por base os indicadores de negócio alinhados à visão de excelência e à estratégia da Empresa e que meçam os resultados dos processos, como prazo, custo e qualidade dos produtos e serviços identificados no SIPOC das células.

Clínica de melhorias: funciona por meio de reuniões rápidas, direcionadas para decisões. Nela são tratadas as reclamações de clientes, Indicadores do Processo e registros de oportunidades de melhorias. As clínicas ocorrem pelo menos duas vezes ao mês e possuem como pauta os desvios, oportunidades de melhoria e não conformidades. Ações devem ser definidas e formalizadas utilizando a sistemática, quando aplicável, da análise de causa e ações corretivas.

Kaizen: método de gestão que tem como objetivo realizar a análise e eliminação de desperdícios com ações que resultam em melhoria na forma de realizar as atividades ou processos, ou do desempenho e recomendações para atividades/rotinas que demonstram alguma fragilidade, ou possam ser melhoradas.

5S (saiba mais aqui): ferramenta que permite o planejamento sistemático de utilização, ordenação, limpeza, padronização e disciplina no ambiente de trabalho, gerando assim, a melhoria contínua dos processos, maior produtividade, segurança e motivação dos funcionários.

 

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