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Como uma ferramenta CMMS faz (muito) mais do que seu controle em planilhas

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As empresas que estão dando os primeiros passos na adoção de uma estratégia de manutenção preventiva geralmente começam com planilhas, registrando ordens de serviço, documentando os próximos ciclos de manutenção e usando filtros para manipular os dados e produzir listas de trabalhos concluídos. No entanto, as planilhas não se comunicam e não podem enviar notificações aos técnicos em campo.  

Isso significa que os gerentes e técnicos de manutenção devem confiar em outros sistemas, como e-mail, telefone, mensagens ou até mesmo post-it para obter uma imagem completa do trabalho que precisa ser feito. Embora agreguem mais valor do que anotações feitas em cadernos ou fichas, as planilhas têm limitações óbvias. 

Por outro lado, um software de manutenção, como sistemas computadorizados de gerenciamento de manutenção (CMMS), permite que o gerente da instalação, os técnicos e os clientes rastreiem o status da manutenção de seus ativos e os custos associados desse trabalho em um sistema abrangente. 

Uma plataforma de gestão de ativos como a OKTO permite que você programe facilmente todas as ações de manutenção e notifique automaticamente os técnicos quando o trabalho precisa ser feito. As ordens de serviço podem ser acionadas por data de calendário, tempo de execução ou leitura do medidor, ou condição do ativo monitorado. 

A planilha não tem mecanismo de notificação, o que significa que os técnicos devem abrir planilhas constantemente e pesquisar listas de datas a fim de encontrar as próximas atribuições de trabalho. Confira agora algumas das diferenças entre planilhas e plataformas quando se trata da gestão de ativos: 

Relatórios e análises

Planilhas fornecem apenas relatórios básicos e gráficos podem exigir formatação adicional para produzir o resultado desejado. Além disso, cálculos complexos requerem o uso de fórmulas que podem ser invalidadas por erros de sintaxe ou erros de entrada de dados. 

 Em comparação, os relatórios do CMMS são pré-formatados e podem ser gerados com pouco esforço, geralmente com um ou dois cliques do mouse. Cálculos em software de manutenção também são realizados automaticamente, o que significa que não há fórmulas para memorizar e não há possibilidade de erros.  

Acesso a documentos críticos

Outro benefício de uma plataforma de gestão de ativos é a capacidade para carregar e anexar documentos sobre manutenção crítica e segurança às ordens de serviço. Isso inclui recursos como manuais, esquemas, acordos de garantia, imagens e até vídeos. Sem essa capacidade, você pode passar horas procurando manuais de operações ou desenhos. As versões em papel desses documentos também podem ser perdidas ou permanentemente danificadas. 

Informações em tempo real

Uma plataforma de gestão de ativos como a OKTO permite que várias pessoas se conectem ao sistema de uma vez e, como o sistema é atualizado instantaneamente, garante que todos estejam trabalhando com as informações mais atualizadas. 

Segurança dos dados de manutenção

Arquivos de planilha armazenados em um local compartilhado permitem que qualquer pessoa acesse e faça alterações em seus conteúdos. Isso torna o arquivo vulnerável a alterações indesejadas, sem chance para restaurar a versão anterior. Além disso, pode haver vários 

cópias do mesmo arquivo nas estações de trabalho dos funcionários, o que significa que 

os técnicos correm o risco de trabalhar com uma versão desatualizada. O software CMMS permite que os administradores definam os direitos do usuário que controlam o que os técnicos fazem e veem no software. Isso reduz bastante o risco de que as alterações sejam perdidas, substituídas ou excluídas. E, em caso de erros, o banco de dados que armazena as informações pode ser restaurado de volta à sua versão mais recente. 

Controle de estoque e rastreamento de peças   

Uma estratégia eficaz de gestão da cadeia de suprimentos depende do inventário e gestão de MRO (manutenção, reparo e operações). Um CMMS armazena todo o seu estoque e informações do fornecedor em um único lugar, para que você possa rastrear o uso de peças 

e otimizar os custos de estoque. Quando as peças são usadas, o CMMS reduz automaticamente os níveis de estoque e avisa quando as peças precisam ser repostas. Com as planilhas é muito complicado conectar seu inventário, fornecedores e dados de uma forma significativa, o que pode até causar paradas inesperadas por falta de uma peça de um ativo crítico. 

Atendimento ao cliente

O software CMMS cria um canal de comunicação entre as equipes de manutenção e o resto de sua organização por meio de um portal de solicitação de serviço. Novas solicitações são exibidas automaticamente no software, onde os gerentes podem atender à solicitação, documentar o trabalho e automaticamente comunicar o status da solicitação de trabalho durante todo o processo. Com planilhas, os dados devem ser inseridos manualmente e as atualizações não são feitas em tempo real.  

 Então, está mais do que claro que manter o controle da gestão de ativos em planilhas não é o método mais eficiente para garantir a confiabilidade. Entre em contato e saiba como é possível automatizar todos esses processos.  

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